27 августа прошла вторая летняя школа НАОМ для ивент-директоров. Кейтеринг, звук, нестандартные площадки, взаимоотношения с заказчиком — каждая из поднятых спикерами тем отличалась качественным уровнем контента, который ориентирован не на новичков отрасли, а на профессионалов и руководящий состав ивент-агентств.
Много практических советов по взаимодействию с подрядчиками по кейтерингу прозвучало в выступлении Кирилла Погодина, основателя проекта CateringConsulting.ru. Вот несколько лайфхаков:
1) Проверять вес блюд нужно в момент их прибытия на место проведения мероприятия, когда есть еще время исправить ситуацию. Если взвешивание происходит когда блюда уже сервированы на столе, то в этом случае ничего оперативно исправить уже нельзя, только зафиксировать недовес для дальнейших споров с подрядчиком.
2) Отношение к пищевой безопасности на рынке вызывает много вопросов. Если хотите проверить подрядчика, то попросите приехать к ним на производство: как отнесутся к данному предложению, выдадут ли бахилы\шапки и пр. Есть ли у официантов медкнижки? Сами по себе они не являются гарантией, но если их нет, то значит у компании наплевательское отношение к безопасности блюд.
3) Один из основных рисков связан с персоналом. Если планируется большое количество обслуживающего персонала, то лучше заложить +20% от требуемого количества, т.к. это среднестатистический размер «не выхода» временных сотрудников на работу.
4) При заказе у подрядчика нужно запрашивать всю информацию, в том числе стандарт инструктажа.
Выступление Александра Хорева из Mayer Sounds также носило прикладной характер. В максимально доступной форме спикер рассказал о подготовке ТЗ на техобеспечение мероприятия и выборе необходимых параметров. По его словам, при подборе аппаратуры нужно ориентироваться не на количество ватт, а на децибелы.
К примеру, фоновый шум фуршета — примерно 72 дБ. Если стоит задача, чтобы во всех местах зала был хорошо слышен выступающий, то нужно запросить у техподрядчика электроакустический расчет (саунд-дизайн). С помощью специального ПО можно просчитать громкость и слышимость звука в различных точках зала и, исходя из полученной информации, регулировать места размещения и направления звуковой аппаратуры. Была показана оптимальная конфигурация, исходя из данных конкретного помещения, которая с одной стороны обеспечивала бы везде громкость выше 72 дБ (т.е.выше фонового шума на фуршете), а с другой стороны не создавала бы зон с крайне громким звуком, где людям было бы некомфортно долго оставаться (100 дБ — уровень рок-концерта).
Анна Крутова, представитель фарм-компании, представила свой взгляд на взаимоотношения "агентство-заказчик". По ее мнению, ключевым здесь является осознание факта, что агентства и клиенты — "это не абстрактные субстанции, а люди с конкретными потребностями". Была представлена эннеаграмма - система оценки базовых психологических потребностей человека, которая используется в крупных международных компаниях. Исходя из понимания психологических особенностей человека и его склонности к тому или иному глубинному подсознательному мотиву, были предложены различные варианты реагирования.
Андрей Дровосеков, руководитель протокольной службы Трубной Металлургической компании, представил кейс по организации ивентов на винно-гастрономической площадке во Франции. Структура одного из ивентов была разделена на несколько частей: вначале эмоциональная (с помощью качественно сделанного видеоролика, в котором не было ни одной цифры о бизнес-проекте), а затем уже выступления руководителя компании, который представлял ключевые показатели бизнеса, вроде EBITDA и динамики спроса, для заинтересованной аудитории. Подобное чередование форматов подачи позволило настроить аудиторию на крайне внимательное отношение к спикеру, несмотря на «сухость» темы.
Полностью видеозапись выступлений можно посмотреть в группе НАОМ:
Фоторепортаж: https://yadi.sk/d/nlUOdIYaw_RI9Q
