Об особенностях протокола в онлайн-мероприятиях, частых ошибках межкультурной коммуникации мы поговорили с Павлом Поповым, соучредителем, управляющим партнером IQ Protocol.

- В конце 2019 года мы с вами проводили вебинар на тему "Протокол в event-бизнесе. Секреты, тонкости и нюансы мероприятий на высшем уровне". Кажется, что уже в другой жизни. Пандемия как-то повлияла на правила и практику протокола? И какая ситуация сейчас — есть ли еще ее влияние или все уже вернулось к прошлым практикам?

- Обстоятельства заставили быстро адаптироваться, чтобы сохранить должный уровень организации мероприятий. В изменившихся условиях необходимость проработки протокольных элементов приобрела еще большую значимость.

К примеру, в самый разгар пандемии остро встал вопрос протокольной поддержки многочисленных видеоконференций на самых различных уровнях. Для их подготовки и проведения необходимо было предусмотреть наличие и правильную установку соответствующих бэкдропов, флагов, табличек на столах участников, при этом синхронизировав этот процесс с каждой участвующей стороны.

Отдельной задачей стал своевременный сбор и подключение всех участников больших совещаний, а также обеспечение синхронного перевода.

В период пандемии в практику вошел онлайн формат церемоний подписания, для которых также предоставлялось протокольное сопровождение.

Разумеется, нововведения коснулись и оффлайн мероприятий – начиная с требований к соблюдению социальной дистанции на площадках, что часто влекло за собой значительное сокращение числа участников, и заканчивая новыми формами приветствия, которые исключали традиционные рукопожатия.

В настоящее время сохраняется тенденция проведения встреч в формате онлайн, также, остаются актуальными принципы, выработанные в период пандемии для оффлайн мероприятий.

К примеру, защитные маски и перчатки все еще являются обязательными элементами дресс-кода – их цвета, материалы и брендирование подбираются тщательным образом.

В рамках подготовки мероприятий всегда существует риск его отмены или переноса в последний момент в связи с эпидемиологической обстановкой. Данные условия заставляют быть еще более гибкими в части планирования, в том числе бюджетного.

- Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий, не знакомые с правилами протокола?

- Практика показывает, что вопросу протокольного сопровождения зачастую не уделяется достаточного внимания, а в некоторых случаях о нем попросту забывают.

Мы же убеждены, что при организации и проведении мероприятий любого уровня мелочей не бывает. В противном случае отсутствие под рукой зонтика, ошибка в рассадке или расстановке флагов, а также недостаток знаний в области межкультурной коммуникации может стать поводом как для элементарного недовольства гостей и участников, так и привести к срыву важнейших переговоров или подписания контрактов. Основательная подготовка протокольно-организационной части в отдельных случаях может занимать месяцы и ведется в тесной связке с остальными функциональными направлениями.

Наиболее частые недочеты, которые впоследствии очень сильно влияют на впечатление от мероприятия, относятся к работе с гостями. Формирование, отработка списка и информационная поддержка гостей – очень кропотливая задача, требующая дополнительных ресурсов (как человеческих, так иногда и финансовых). Недостаточно просто направить приглашения и пустить процесс на самотек. Необходимы как хорошая база данных, так и особое внимание к каждому из приглашенных. Постоянное взаимодействие и четкое понимание картины подтвердившихся и отказавшихся гостей позволит более эффективно рассчитать сопутствующие сервисы, например, кейтеринг, необходимое количество подарков и раздаточных материалов, требования к наличию парковочных мест, а также грамотно спланировать рассадку. Как результат организаторы получают довольных и благодарных гостей, хорошую обратную связь и высокую оценку организации мероприятия.

В продолжении вопроса работы с гостями отдельно необходимо сказать о рассадке, которой очень часто не уделяется должного внимания. Из-за недочетов в плане рассадки откладывается своевременное начало мероприятий, а организаторы получают негативные отзывы. В зависимости от уровня и формата необходимо учитывать и строго следовать соответствующим регламентам и документам, таким как протокольное старшинство Российской Федерации, корпоративной протокол той или иной организации, список подтвердившихся гостей и так далее.

Можно также отметить важную роль протокольного сопровождения делегаций, на которое зачастую не хватает ни времени, ни средств. Однако, данный сервис является одним из ключевых при организации визитов иностранных и иногородних делегаций. Составление детальной программы визита начиная от встречи в аэропорту, предоставления информации об отеле, участии в официальных и неформальных мероприятиях, и заканчивая обратным вылетом, позволит гостям почувствовать себя более комфортно в, возможно, незнакомом городе. А предоставление выделенного сотрудника протокола для сопровождения делегации снимет дополнительную организационную нагрузку и позволит лучше сосредоточиться на непосредственной цели визита.

- Могут ли ивент-агентства или заказчики привлечь вас в качестве консультантов на проект?  В каком формате тогда обычно строится ваше взаимодействие? В том числе при проведении, допустим, выездных мероприятий за пределами Москвы.

- Мы всегда готовы оказать оперативную и качественную поддержку по любым вопросам протокольного-организационного сопровождения мероприятий коллегам – членам ассоциации НАОМ.

Наша команда состоит из экспертов в области государственного и делового протокола, имеющих отличную теоретическую подготовку и уникальный практический опыт проведения мероприятий различного уровня, как в России, так и за рубежом.

Налаженные контакты с российскими и зарубежными партнерами позволяют решать самые сложные задачи в обеспечении мероприятий в любой точке мира.

Мы готовы предложить широкий спектр услуг, включая работу с гостями, протокольно-организационную поддержку церемоний подписания, организацию официальных церемоний, организацию визитов, обеспечение работы ВИП-лож и зон делового общения, организацию протокольных мероприятий (приёмы, банкеты, конференции, деловые переговоры, закрытые встречи и проч.), организацию работы службы протокола, а также специализированные обучающие курсы.

С полным перечнем предоставляемых нами услуг, а также с портфолио наших проектов можно ознакомиться на сайте www.iqprotocol.org

- Вы уже состояли в Национальной ассоциации организаторов мероприятий, на какое-то время выходили из состава ее участников и теперь вернулись. С чем связано такое решение?

- В условиях постоянно меняющейся мировой повестки решение вновь вступить в НАОМ стало как никогда своевременным. В настоящий момент крайне важно находиться в едином информационном пространстве, адаптироваться, обмениваться опытом, поддерживать и расширять деловые связи, чтобы вместе задавать новые тенденции развития отрасли организации мероприятий.